WhatsApp zakelijk inzetten voor je bedrijf of organisatie? Het voelt misschien anders dan een ander socialmediakanaal, omdat WhatsApp wel sociaal maar niet zichtbaar is. Maar dat maakt het ook tegelijk een interessant kanaal voor gratis en snel contact met klanten en fans.
Redenen om WhatsApp zakelijk in te zetten
Er zijn genoeg redenen om de stap te zetten. Zo zit je doelgroep op WhatsApp. Er zijn immers al 11,5 miljoen gebruikers in Nederland! Iedereen snapt WhatsApp, geen uitleg meer nodig dus. Een derde reden is dat berichten altijd worden gelezen. Wereldwijd staat WhatsApp in de top 5 van meest geopende apps. Ook is er meer gevoel van vertrouwen omdat niemand meekijkt bij de conversatie. En contact zoeken is laagdrempelig. Klanten hoeven niet meer na te denken over de aanhef en een ‘appje’ typen is een kleine moeite. Tot slot is een video of foto versturen met WhatsApp super simpel.
Wat je kunt met zakelijk WhatsApp
1. Directe support voor je klanten
WhatsApp kun je voor verschillende doeleinden inzetten, maar de app wordt het meeste gebruikt voor snelle support. Denk aan hulp bij het installeren van een product, of hulp op afstand bij foutmeldingen of klachten. Het enige wat je klanten hoeven te doen, is je nummer opslaan. Ze kunnen je dan vanaf iedere locatie een bericht sturen (als ze internet tot hun beschikking hebben).
2. Algemene vragen
Naast support is er de mogelijkheid om WhatsApp in te zetten voor algemene communicatie. ‘Tot hoe laat zijn jullie vandaag open?’, ‘Geldt jullie aanbieding dit weekend ook nog?’ of ‘Hebben jullie nog op voorraad? Scheelt me een fietstocht.’ Je kunt je voorstellen dat het voor klanten erg fijn is als ze direct antwoord kunnen krijgen op dit soort vragen. Maar ook voor je eigen bedrijf kan dit een interessante kans zijn om leads op te volgen. Als iemand een vraag stelt over een product of dienst en je weet dit snel op te pakken, dan is de kans groter dat het product ook daadwerkelijk wordt afgenomen. Je hebt bovendien meteen het telefoonnummer van deze potentiële klant, waardoor het (indien gewenst) ook mogelijk is om telefonisch contact op te nemen om deze persoon verder te helpen.
3. Marketing
Marketing is een goede derde reden voor het inzetten van WhatsApp. Door middel van verzendlijsten stuur je in één keer een bericht naar meerdere personen/groepen. Mocht je ooit wat willen promoten en je hebt een lijst met telefoonnummers, dan is een berichtje zo verstuurd. Let wel goed op dat een bericht gericht wordt gestuurd en dat de frequentie erg laag is, omdat je nummer anders misschien wordt geblokkeerd en aangemeld als spam. Daarnaast kan het irritatie opwekken bij de doelgroep, en dat is natuurlijk wat je wil voorkomen.
4. Nieuws delen
WhatsApp kun je gebruiken voor het verzenden van nieuwsupdates. Zie dit als een soort nieuwsbrieffunctie, waarbij men zich kan aanmelden voor je updates, aankondigingen en ontwikkelingen. Dit kan bijvoorbeeld bij georganiseerde evenementen erg interessant zijn. Je maakt hiervoor dan specifieke verzendlijsten aan, zoals hierboven ook genoemd.
5. Interactie opzoeken
Je kunt met WhatsApp je doelgroep beter keren kennen en de interactie aangaan. Je kunt bijvoorbeeld een groepschat aanmaken en interactie opzoeken met je doelgroep, door interessante discussies te voeren of om meningen te vragen. Bij het lanceren van een nieuwe dienst of product, kun je op deze manier je doelgroep vragen naar hun wensen en opinies. Bij een enquête vergaar je deze informatie ook, maar in het geval van WhatsApp is er meer sprake van een dialoog. Je kunt blijven doorvragen, en er kan tot in detail worden gecommuniceerd met de doelgroep. Bovendien heeft het een vrijblijvende sfeer, omdat mensen uit je doelgroep zichzelf kunnen uitnodigen voor zo’n groepsgesprek.
Zo start je met zakelijk WhatsApp
Je kunt de normale versie van Whatsapp gebruiken om support te leveren, maar voor Android-telefoons is er ook een speciale app WhatsApp Business met meerdere voordelen:
- Je kunt met meerdere collega’s tegelijk appen;
- Je kunt op meerdere apparaten tegelijk appen;
- Je kunt WhatsAppberichten inplannen;
- Je kunt klanten uit je bestand een berichtje sturen;
- Je kunt met Web WhatsApp ook via de computer reageren op berichten van je klanten.
- Je kunt autoreply inschakelen buiten openingstijden.
In de praktijk
Berichten ontvangen: laat weten dat je bereikbaar bent
Als je kiest voor WhatsApp als medium, zorg er dan voor dat je tijd, middelen en mankracht beschikbaar hebt. Je klanten verwachten namelijk bijna direct een reactie: als je dit niet waar kunt maken, kun je het beter houden bij klantenservice via e-mail of telefoon. Wees je ervan bewust dat er in korte tijd veel vragen binnen kunnen komen. WhatsApp ‘managen’ kan dus best wat tijd in beslag gaan nemen.
Als je besluit WhatsApp in te zetten, dan start je met communiceren dat je beschikbaar bent op een bepaald telefoonnummer.
- Op de website vermelden (met eventueel een icoon van WhatsApp)
- Nieuwsbrief als nieuwsitem
- Via social media delen
Ook kun je ervoor kiezen dat je een vast dagdeel aangeeft waarop mensen je kunnen bereiken. Natuurlijk kan het doorgegeven tijdstip worden vergeten of kan iemand spontaan een vraag hebben: het is aan jou wat je hiermee doet. Een oplossing kan zijn om WhatsApp dagelijks in te zetten, bijvoorbeeld op maandag t/m vrijdag tussen 09:00 en 17:00 uur.
Berichten te versturen: maak verzendlijsten
Om je klanten goed te kunnen informeren, kun je als bedrijf werken met zogenaamde verzendlijsten. Een geïnteresseerde klant kan zichzelf aanmelden voor jouw verzendlijst en jij kunt hem op gepaste tijden een bericht sturen. Dat kun je doen zoals People Power het bijvoorbeeld aanpakt.
Voorbeelden van hoe je je WhatsApp Business kunt communiceren:
Bonustip
Ook als je zelf niet via WhatsApp bereikbaar wilt zijn, kun je meeliften op het succes van WhatsApp. Bied in ieder geval op je website de mogelijkheid om berichten te delen via WhatsApp.
Leestip
Adformatie ‘4 succesvoorbeelden van WhatsApp voor zakelijk gebruik‘
