Facebook kennen we inmiddels allemaal wel, maar wist je dat ze ook een zakelijke dienst hebben? Workplace bestaat nu ongeveer vier jaar. En ook bij Webmastery maken we er nu gebruik van. Want voorheen communiceerden wij op allerlei manieren met elkaar: onze besloten Facebookgroep, Messenger, Whatsapp… Na onze zoektocht naar een online plek waar alles bij elkaar komt, kwamen we op Workplace uit. Dit gebruiken we nu enkele maanden en we zijn fan!
Workplace concurreert met Yammer of Slack als platform voor het delen van werk en dialogen tussen alle collega’s van een afdeling of zelfs de hele organisatie. Het leuke van Workplace vinden wij dat het eruitziet en werkt als Facebook, een netwerk waarmee wij als socialmedia-managers wel raad weten en ons thuisvoelen.
Tijdens de teamdag in april dit jaar vierden we een feestje: onze Workplace werd gelanceerd! En het duurde niet lang voordat iedereen Workplace onder de knie had. Het is echt net zo eenvoudig en overzichtelijk als Facebook.
Workplace van Facebook via je browser of (mobiele) app
Je kunt Workplace gebruiken op de manier die jij handig vindt: in de browser op je pc en/of via de mobiele app. Verder is er een chatsysteem gekoppeld: Work Chat. Deze kun je ook op alle manieren gebruiken en er is zelfs een losse mobiele app van beschikbaar.
Wij vinden Work Chat superhandig, want voorheen kwam er nog wel eens per ongeluk een melding van een zakelijk berichtje via een privé-app voorbij tijdens onze vrije dag of vakantie. Work Chat zet je gewoon op ‘Niet Storen’ en dan mis je alleen je werkgerelateerde chats en niet die gezellige appjes van je vrienden.
De Niet Storen-functie kun je automatisch instellen voor de vaste momenten of dagen dat je niet werkt, maar ook handmatig voor als je een keer een dagje vrij bent. Dan krijg je geen notificaties, wel zo rustig tijdens je boswandeling of als je net lekker op het terras zit op je vrije dag. 😉
Groepen in Workplace van Facebook
In Workplace kun je specifieke groepen aanmaken voor een afdeling binnen je organisatie, maar ook bijvoorbeeld voor een (tijdelijk) project. Of natuurlijk als je een interesse deelt met bepaalde collega’s.
De groepen zijn vergelijkbaar met groepen op Facebook. Bij openbare groepen ziet iedereen de inhoud, bij besloten groepen alleen de leden. En het leuke is dat je per groep ook kunt chatten met de leden.
Een greep uit de Workplace-groepen die we bij Webmastery hebben aangemaakt:
- Redactie: In deze groep zijn alle collega’s lid die redactie doen voor opdrachtgevers. We delen handigheidjes en denken met elkaar mee over de contentkalender en berichten.
- Webcare: In deze groep is ons webcareteam actief helpt men elkaar bij moeilijke reacties op de socials van onze opdrachtgevers. Het team is vooral in de chat actief, en er is altijd wel iemand online die even kan helpen.
- Redactie eigen socials: Op maandag vergadert het redactieteam van onze eigen socialmedia-kanalen met elkaar. Maar in de loop van de week komen er áltijd wel weer nieuwe ideeën op of komt er een nieuwtje langs, dat we snel willen delen. Ideaal om dan even snel met elkaar te kunnen sparren.
- Iedereen: Hoe handig is het dat je alle collega’s makkelijk kunt bereiken met een mededeling, het voorstellen van een nieuwe collega of het aankondigen van een teamdag?
- Kopje Koffie collega: Natuurlijk mag ook de small talk niet ontbreken. Voorheen deden we dit in onze gelijk genaamde Facebookgroep. Nu worden er hier leuke dingen gedeeld. Over onze kinderen of huisdieren, of over hoe ons weekend was. Het bekende praatje bij het koffiezetapparaat, maar dan digitaal.
- Fitbuddies: Een motiverende, actieve groep onder de collega’s die een ding gemeen hebben: het streven naar een gezonde en sportieve leefstijl. 💪
- Foodfotografie: Na het volgen van een workshop in foodfotografie waren een paar collega’s zó enthousiast, dat ze elke week een opdracht bedenken en het resultaat met elkaar delen. Dit helpt met de discipline om er regelmatig mee bezig te zijn, en er worden tips uitgewisseld en natuurlijk foto’s van elkaar bewonderd.
Andere mogelijkheden binnen Workplace
De groepen en chats zijn niet de enige mogelijkheden binnen Workplace. Er zijn nog meer handige onderdelen:
- De profielpagina’s: Iedere medewerker kan een persoonlijk profiel aanmaken, vergelijk het met je profiel op Facebook. Leuk om iemand beter te leren kennen, maar ook handig om even te spieken op welke dagen iemand ook alweer werkt of voor welke opdrachtgevers diegene werkt.
- De tijdlijn: Ook dit kun je weer vergelijken met Facebook. Op je persoonlijke tijdlijn zie je alle berichten van je collega’s voorbijkomen, die ze op hun profiel plaatsen of in de groepen waar jij lid van bent.
- Kennisbibliotheek: Dit is een enorm handige en overzichtelijke functie. Wij werken met zoveel online tools en programma’s, dat nieuwe medewerkers (maar ook de meer ervaren…) wel eens de weg kwijt zijn. In de kennisbibliotheek staat een mooi overzicht van alle tools die we gebruiken en waarvoor precies. Via links kun je zelfs direct ernaar doorklikken. Bijvoorbeeld naar het systeem waarin we vakanties doorgeven, maar ook naar de online contentkalenders of het rooster voor de webcarediensten. Verder hebben we veel informatie en documenten verzameld over onze werkwijze, huisstijl, kernwaarden, verslagen van workshops, jaaroverzichten etc.
- Adresboek: Hierin vind je een lijst van alle medewerkers met hun functie en afdeling, contactgegevens én hun vaardigheden. Heb je een keer advies nodig over iets waar jij niet dagelijks mee te maken hebt, dan weet je welke collega je kunt benaderen voor hulp. Bovendien kun je via deze lijst weer doorklikken naar de persoonlijke profielen van alle medewerkers.
- Evenementen: Ook dit lijkt weer erg op hoe de evenementen in Facebook worden getoond. Hierin zetten wij alle fysieke teamdagen en workshops, maar ook online vergaderingen en brainstormsessies. Collega’s kunnen aanvinken of ze wel, misschien of niet aanwezig zijn, en in het event zelf vind je alle informatie, de datum, tijden en locatie.
Aan de slag met Workplace
Overweeg jij ook om Workplace te lanceren binnen je organisatie? Dan nog een paar handige weetjes en tips:
- Nieuwe bedrijven kunnen een gratis proefperiode van drie maanden krijgen om zich aan te melden. Daarna heeft Facebook Workplace een prijsstructuur, je betaalt $4 per maand per gebruiker voor bedrijven met minder dan 1.000 actieve gebruikers of $8 per maand voor bedrijven met meer dan 10.000 gebruikers.
- Voor non-profitorganisaties en onderwijsinstellingen is Workplace volledig gratis!
- Je kunt medewerkers toevoegen via hun bedrijfsmailadres.
- Geef de pagina het juiste uiterlijk met het logo van je bedrijf. Uploaden is simpel en je Workplace ziet er direct professioneel uit.
- Zorg dat de Kennisbibliotheek gevuld is en de verschillende groepen aangemaakt, voordat je medewerkers uitnodigt voor Workplace.
- Daarna is het simpel: aan de slag ermee! Het is net zo eenvoudig als Facebook.
Wij merken dat we onderling meer verbondenheid voelen en dat er meer (online) gesprekken ontstaan. Zowel over werk, als privé. Een erg fijne manier om als thuiswerkers met elkaar in contact te staan.
