Ontelbaar veel laptops worden deze week op de keukentafel opengeklapt om verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. Hele organisaties werken voor de eerste keer geheel vanuit huis. Iets wat voor ons bij Webmastery business as usual is; wij werken met onze 15 collega’s altijd vanuit huis. Daarom delen we graag onze tips.
Tip 1. Faciliteer gesprekken
Goed ingerichte kantoren zorgen ervoor dat mensen elkaar snel kunnen vinden en zelfs per ongeluk tegenkomen. Dat is goed voor de binding tussen collega’s. Ook als je organisatie vanuit huis werkt, is het goed om gesprekken te faciliteren en te zorgen dat mensen elkaar tegenkomen en overleggen.
Als er nog geen intranet is, kun je net als wij kiezen voor een besloten Facebookgroep. Plaats in het begin zelf berichten om het gesprek op gang te brengen. Want: op een lege dansvloer wordt niet gedanst… 😉
Daarnaast kun je per team een chatgroep starten, via bijvoorbeeld Whatsapp of Messenger. Onze ervaring is dat een man of 5 tot 8 een mooi aantal is voor een chatgroep.
Tip 2. Bied ook ruimte voor koetjes en kalfjes
Vergeet de smalltalk niet. Dit is de smeerolie tussen contacten, ook bij collega’s. Het zorgt ervoor dat mensen zich verbonden voelen met elkaar. Wees daarom niet te streng als mensen in chats of groepen afdwalen van het onderwerp.
Wij kiezen zelfs voor het tegenovergestelde en stimuleren smalltalk. Onze Facebookgroep heet niet voor niets ‘Kopje Koffie Collega’. Voor ons vervangt de groep het koffieapparaat waar je elkaar vraagt naar het weekend en je successen deelt.
Tip 3. Gebruik online tools
Het ligt voor de hand om Skype of Google Hangouts te gebruiken als je wilt vergaderen bij thuiswerken. Er zijn echter meer tools, bijvoorbeeld om werkprocessen te stroomlijnen en communicatie over verschillende onderwerpen bij elkaar te bundelen.
Wij gebruiken hiervoor Trello omdat deze een superhandige functie heeft om onderwerpen in een kalenderview te bekijken. Een opdrachtgever van ons gebruikt Slack. Ook een aanrader. Ons centrale telefoonnummer staat doorgeschakeld naar mobiel via het handige Voys.
Het is wel handig om niet te veel tools in één keer te introduceren. En om voor collega’s met digitale drempelvrees een goede uitleg te maken. Wij doen dit in de vorm van schermvideo’s met het programma Screencast-o-matic.
Tip 4. Kies één kanaal voor belangrijk nieuws
Het nadeel van online smalltalk toestaan, is dat er veel bij te lezen is voor collega’s die later inloggen. Dat is soms niet te doen, maar ook niet per se nodig als je samen afspreekt welke communicatietools bijgelezen moeten worden en welke niet.
Wij hebben de afspraak dat het echt belangrijke nieuws altijd per e-mail gedeeld wordt, en niet in de chats en Facebookgroepen.
Tip 5. Spreek af om aan verwachtingsmanagement te doen
Het nadeel van niet in dezelfde ruimte werken als collega’s, is dat als je mailt en geen reactie krijgt, je niet zeker weet of eraan gewerkt wordt.
Daarom hebben wij onderling afgesproken dat wij altijd aan verwachtingsmanagement doen. Dat wil zeggen: wij pakken een vraag van een collega of opdrachtgever altijd direct op óf we mailen terug met een planning. Zo weten we altijd van elkaar wat we kunnen verwachten.
Tip 6. Omarm verschillende werktijden
Als manager ben je gewend om te zien wanneer je collega’s werken en wanneer niet. Nu ze thuiswerken, heb je misschien de neiging om te controleren of mensen echt werken onder kantoortijden. Mijn tip: laat dit los. Stuur niet op aanwezigheid maar op resultaat. Geef de vrijheid om te werken wanneer je medewerkers zich fit voelen of de ruimte thuis hebben om te focussen. En om pauze te houden als er niets uit hun pen komt. Zo wordt tijd juist efficiënt gebruikt.
Sterker nog: als het enigszins kan in je branche: omarm de wens om verschillende werktijden te werken. Je kan de momenten dat je service verleent daardoor juist uitbreiden. Dankzij onze thuiswerkers kunnen wij juist organisaties aanbieden om hun webcare ook in de avond en in het weekend door ons te laten doen. ‘s Ochtends wordt dit gedaan door een ochtendmens, ‘s avonds door een avondmens.
Als het gaat om bereikbaar blijven, kan het natuurlijk wel goed zijn om af te stemmen wie ‘s ochtends en wie ‘s avonds werkt.
Tip 7. Help medewerkers structuur te vinden
Niet iedereen werkt makkelijk vanuit huis. Sommige mensen vinden het moeilijk om te starten en zijn snel afgeleid. Help hen door structuur te bieden en toch vaste werktijden af te spreken. Adviseer dat ze het werk thuis even serieus nemen als op kantoor. Dit zit in kleine zaken, zoals je ‘s ochtends aankleden en niet in pyjama werken. Vraag ook naar de werkplek. Je zal net als ik wellicht met open mond luisteren naar werknemers die graag met laptop hangen op de bank.
Door te zorgen dat er weinig afleiding is: zorg bijvoorbeeld dat er oppas is voor eventuele kinderen in huis. Een concrete tip voor medewerkers met uitstelgedrag is om alvast het juiste document te openen op je computer als je besluit om ‘even wat anders te doen’. Als je daarna achter de computer gaat zitten, is starten een stuk makkelijker.
Tip 8. Stimuleer een goede privé-werkbalans
Het andere gevaar van thuiswerken is dat mensen te lang doorgaan. Bij mensen die de neiging hebben te lang door te gaan, is het belangrijk om te wijzen op de noodzaak van pauzes. Pauzesoftware als Workrave kan reminders geven. Deze groep mag juist wel op zoek naar afleiding en ontdekken dat je de vrijheid van thuiswerken kan gebruiken om bijvoorbeeld een wasje tussendoor te doen, of even te gaan hardlopen.
Bij Webmastery hebben wij de lunchwandeling-challenge via ons ‘Kopje Koffie Collega’ groep in het leven geroepen, om te stimuleren dat mensen blijven bewegen en niet alleen van bed naar bureaustoel rollen en terug. 😅 Een fitbit-challenge waarbij gemaakte stappen vergeleken worden, kan ook goed werken. Vorige maand hebben we de medewerkers van Webmastery een yogapakket en online yogacursus cadeau gedaan. De mogelijkheden om te stimuleren dat mensen thuis blijven bewegen zijn eindeloos. Lees meer tips om te blijven bewegen als je thuiswerkt.
Bonustip
En dan nog deze bonustip: ervaar de voordelen en geniet van de vrijheid en flexibiliteit van thuiswerken. En denk eraan terug hoe goed dit eigenlijk werkte, als je een zieke medewerker hebt die het lastig vindt om te reïntegreren. Vraag je af: kan ik deze medewerker wellicht door hem of haar thuis te laten werken betrokken houden? Zo werken bij ons maar liefst 12 mensen die op kantoor niet (meer) goed tot hun recht komen, maar vanuit huis professionele, loyale en flexibele collega’s zijn!
