Social media managen doe je niet enkel van achter je computer. Dat doe je ook met je ‘poten in de modder’: tijdens een live event, een tv-uitzending of een congres. Live gedeelde content zorgt immers voor extra zichtbaarheid en interactie op social media. Tel daarbij op dat live verslag op social media ook nog eens enorm leuk is om te doen, dus ga ermee aan de slag! Wij geven je enkele tips. 

Webmastery heeft al heel wat events, tv-programma’s en bijeenkomsten live verslagen op social media. Voor ander andere Op naar de 100.000 banen, Het Wereld Natuur Fonds, Deltaplan Dementie, Verborgen Verleden/Uw Stamboom Online en nu weer voor hét fietsevent van Alzheimer Nederland: 2bike4alzheimer. Anna Teresa verslaat in Huizen hoe 33 teams van start gaan om in twee dagen tijd 400 kilometer af te leggen in de strijd tegen Alzheimer.

Onze tips

Urenlang paraat staan, hashtags monitoren en trending maken, reacties op de voet volgen… Het vereist wel de nodige voorbereiding. Met onze tips zou je zelf ook een goed resultaat kunnen behalen.

#1 Weet wat komen gaat

Om verslag te doen, moet je natuurlijk weten wat er gaat gebeuren. Zorg daarom voor een draaiboek, een callsheet. Weet welke gasten er komen en wie er gaat spreken: zoek alvast hun Twitteraccount op voor een mention en weet hoe hun namen en de namen van organisaties exact geschreven worden. Wat gebeurt waar en hoe laat? Op die manier weet jij waar je ergens moet zijn om een filmpje te maken, een vraag te stellen of een bekendmaking niet te missen. Als je hierin afhankelijk bent van anderen, schroom niet om erom te vragen.

#2 Kies je kanalen

Naast Twitter en Facebook kun je natuurlijk ook kiezen voor Instagram, IGTV, YouTube en Snapchat als jouw social mediakanalen. Kies de plekken waarvan je weet dat je volgers er ook zitten of dat ze er makkelijk op kunnen. Zorg dat je allle de inlogcodes bij de hand hebt.

#3 Creëer een goede werkplek

Om snel en goed te kunnen werken, ben je afhankelijk van een aantal zaken. Als je hier zelf geen invloed op hebt, vraag dan aan een dienstverlener of contactpersoon of er gezorgd wordt voor een goede wifi-verbinding, goed licht en geluid. Heb ook een naam of telefoonnummer achter de hand van iemand die je kunt bereiken voor een spoedvraag mocht er iets misgaan.

#4 Zorg voor de juiste spullen

Een schot voor open doel wellicht, maar zorg voor voldoende opladers, een extra telefoon of camera en een goede laptop. Check de aanwezigheid van wifi, neem een extra volle batterij mee. Een microfoon die je met een kabeltje in je mobiele telefoon kunt stoppen, kan ook handig zijn.

#5 Maak afspraken met influencers

Het hebben van een belangrijke influencer die kan zorgen voor een groter bereik is heel handig. Kijk wie je influencers zijn en breng hen op de hoogte van het social media verslag en vraag om enkele retweets of mentions.

#6 Bereid live streamen goed voor

Live streamen zorgt voor extra dynamiek en een video op social media scoort altijd goed. Bereid je wel goed voor als je dit wilt oppakken. Werk je voor een organisatie via Hootsuite en Facebook Paginabeheer, dan kun je daarop niet live streamen op Twitter bijvoorbeeld. Koppel dan vantevoren het Twitteraccount van de organisatie aan je eigen account waardoor live streamen wel lukt.

• De tekst die bij de live stream komt te staan moet je vooraf intypen. Bereid deze dus voor.
• Oefen thuis even met: de stand van je camera of mobiele telefoon, het starten en afsluiten van het filmpje.
• Ben je ervan bewust dat je eerste beeld het beeld is dat op sommige social media kanalen automatisch gekozen wordt als startbeeld.

#7 Gebruik en deel een hashtag

Om extra traffic te genereren bedenk je een hashtag die bij het event hoort. Gebruik die in zo goed als elk bericht. Die hashtag kun je daags van tevoren al communiceren maar zeker ook op de dag zelf. Bijvoorbeeld op een sheet van de presentatie die mensen zien als ze binnen komen, voorop het programmaboekje of op posters.

#8 Creëer een wij-gevoel

Retweet aanwezigen en gebruik mentions voor het groepsgevoel. Bedank artiesten of sprekers voor hun aanwezigheid. Zet deelnemers in het zonnetje: zonder hen geen succes.

#9 Zoom in

Focus op bijzondere momenten, momenten met emotie. Wat mensen in de zaal raakt, raakt waarschijnlijk ook op social media. Deel wat je raakt of waarvan je weet dat het anderen zal raken.

#10 Maak volop gebruik van foto en video

Of je al direct weet dat je het gaat gebruiken of niet, maak volop foto’s en video’s. Een moment dat voorbij is, haal je niet terug. Maar wat je hebt kun je, als je het niet direct gebruikt, meenemen in een fotoalbum na afloop of een ‘terugblik op’. Video kun je heel goed bewerken in een app als Kinemaster, die gebruik ik op mijn Android. Collega’s met een iPhone gebruiken graag Quick, iMovie of Luma Fushion. Je kunt ter plekke een video in Kinemaster monteren. Wil je graag dat het logo in beeld is, dan moet je deze wel al vantevoren op je smartphone gezet hebben als afbeelding.

#11 Plan al iets in

Live is natuurlijk live, maar je kunt best al wat tweets of berichten klaarzetten. Waarbij je je ervan bewust moet zijn dat als er onverhoopt iets tussenkomt, je wel gelijk moet ingrijpen.
Denk aan een ‘we starten over 10 minuten, kijk je ook?’ bericht. Plan deze in, maar pas deze aan mocht de starttijd veranderen.

#12 Zorg voor back-up

Tijdens een event en live verslag gaan volgers ook vragen stellen. Praktische als ‘kan ik nog toegangskaarten kopen’ of ‘ik word met mijn rolstoel weggestuurd’ tot meer inhoudelijke vragen over een actie of gebeurtenis. Heb bij een evenement altijd iemand achter de hand die de juiste antwoorden kan geven, zodat je uit naam van je opdrachtgever altijd volledig en correct reageert.

#13 Let op het aantal berichten

Het aantal te posten berichten ligt niet zwart-wit vast. Probeer in elk geval niet te spammen en kijk wat bij het kanaal en de volgers past. Denk voor Facebook bijvoorbeeld aan berichten als: het is begonnen, het is hier geweldig, en, indien relevant, de eindstand. De dag(en) ervoor natuurlijk nog een aankondiging en de dag erna een fotoalbum en videoverslag van de dag.
Op Twitter proberen we zo goed mogelijk te doseren. Iedereen liken, sommigen retweeten en elk uur een bericht of 4 á 5 met leuke content. Een goede contentmix is daarbij belangrijk: afwisselend een foto, video, quote etc.

#14 Zorg voor jezelf en elkaar

Sta naast het werken ook stil bij jezelf. Drink goed, eet geregeld en maak even een wandeling of haal een frisse neus. Werk je met een collega? Vraag of diegene hulp nodig heeft en durf zelf ook om hulp te vragen. En geniet zelf ook van de interactie en van wat er om je heen gebeurt.