Social media staat niet stil als jij op vakantie bent, maar hoe zorg je ervoor dat het tijdens je vakantie goed gaat? Met de juiste voorbereiding lukt dat prima en kun je even heerlijk genieten van de zomer.
Als socialmediabeheerders weten wij als geen ander dat het helemaal niet zo makkelijk is om iets uit handen te geven. Niet omdat we klussen niet aan een ander toevertrouwen, maar omdat we ons werk stiekem zo leuk vinden, en de socials van onze klanten graag zo actueel mogelijk houden, dat we toch steeds weer die laptop aanzetten of de paginabeheer-app of Coosto-app op onze mobiele telefoon openen.
Maar hoe leuk ook, iedereen heeft even een time-out nodig. Om nieuwe ideeën op te doen, om lekker te relaxen en met hernieuwde energie het werk weer op te pakken. En dus loggen wij in de zomer ook allemaal even helemaal uit. Met een gerust hart, omdat we weten dat we onze taken in goede handen achterlaten. Met deze 5 tips lukt jou dat ook!
#1 Schrijf een spiekbriefje
Wij noemen het spiekbriefje, maar je kunt het ook een werkoverdracht of handleiding noemen. Daarin zet je kort en bondig alle nodige informatie waarmee jouw vervanger direct aan de slag kan. Kijk hiervoor even met de ogen van de ander naar jouw werk zodat dat wat voor jou vanzelfsprekend is, toch opgeschreven wordt.
- Zorg dat alle juiste inloggegevens en wachtwoorden in een digitale kluis staan, zoals LastPass. Als jij zelf overal automatisch inlogt, kun je het aantal inloggegevens dat je daadwerkelijk gebruikt onderschatten. Naast alle socialmediakanalen (Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube, Coosto of een andere planningstool), gebruik je vast ook e-mail, een fotodatabank, de site van de klant etc. Start daarom al een week of twee voor je vakantie gaat met het updaten hiervan.
- Maak een lijst met betrouwbare bronnen (om te retweeten of nieuws te volgen) en concurrenten (zodat je vervanger deze niet blind gaat retweeten).
- Beschrijf de aan te houden stijl: de toon waarmee je berichten schrijft, het gebruik van jij/je, verboden woorden, do’s en don’ts zoals het gebruik van bepaalde sites.
#2 Maak een template voor quotes of foto’s
Maak je quotes voor een platform of hebben je foto’s een logo? Laat voor je vervanger dan een handige template achter, zodat de stijl van je beeld gewaarborgd blijft. Dat werkt handig voor je vervanger en je volgers blijven je uitingen herkennen. Een template kun je in Photoshop opbouwen met verschillende lagen. Zet er duidelijk het formaat en de afmetingen bij en voor welk platform je deze gebruikt. De templates kun je in Dropbox zetten, net als je spiekbriefje, zodat deze makkelijk te vinden zijn.
#3 Plan al wat zaken vooruit in
Hoewel je vast en zeker elke week inspeelt op actualiteit, zijn er ook altijd wel terugkerende zaken die je al in een principeplanning kunt zetten. Denk aan: een quote op maandag, een foto op dinsdag, agendapunten, een tip op donderdag, een verwijzing naar de eigen site op vrijdag, gebeurtenissen uit een issuekalender. Als je voor je vervanger al het een en ander inplant, dan kan deze daar op inspelen en aanvullen.
#4 Maak een webcaredocument
Social media is natuurlijk niet alleen informatie zenden, het is ook inspelen op wat je volgers zeggen. Zo kan je vervanger vragen of reacties krijgen op uitingen van jezelf of actualiteiten die spelen. Dan is het natuurlijk zaak om daar goed om te reageren. Maak een lijstje met namen en contactgegevens, zodat duidelijk is met welke vraag hij/zij bij wie terecht kan. Leg ook uit hoe er geantwoord moet worden. Bijvoorbeeld vanuit de organisatie of vanuit persoonlijke titel, via een persoonlijk bericht of een verwijzing naar de site.
#5 Laat weten dat je vervangen wordt
Je vakantievervanger moet natuurlijk weten bij wie hij/zij terechtkan voor vragen, maar je contactpersonen of collega’s die wellicht ook wel eens voor input zorgen, moeten ook weten wie bij jouw afwezigheid de social media beheert. Communiceer daarom ook duidelijk dat jij vervangen wordt en door wie. Zo komt de input op de juiste plek terecht en kunnen anderen niet dringende zaken of langetermijnideeën bewaren voor na jouw vakantie.
Niet vergeten: de AVG
Sinds de komst van de nieuwe privacywet zijn er een aantal zaken waar je aan moet denken als je je werk overdraagt.
- Laat de vervanger weten wie de Functionaris Gegevensbescherming is, zodat die als dat nodig is, geraadpleegd kan worden.
- Neem in de privacyverklaring de naam of de organisatie van de vakantievervanger op in het rijtje van de personen die bij de persoonsgegevens kunnen.
- Versleutel het spiekbriefje met een wachtwoord.
- Breng de vakantievervanger op de hoogte van wat jouw organisatie wel of niet doet met de verkregen persoonsgegevens.
Voordat je de deur echt met een gerust hart even achter je dicht kunt trekken, raden we je wel aan om een vakantievervanger te kiezen die net zo van social media houdt als jij. Iemand met dezelfde betrokkenheid en inzet. Vind je zo iemand niet binnen je eigen organisatie? Weet dan dat je ook tijdelijk een socialmediabureau in kunt schakelen. Zo staan wij zelf altijd klaar om met aandacht en zorg in te springen. Heb je interesse in onze hulp? Neem dan contact met ons op.
