“Er wordt vaak pas op het laatste moment aan de redactie gedacht, omdat alle effort gestoken wordt in het event”, vertelt Amy me als we het hebben over socialmedia-redactie bij evenementen. Samen trokken we op voor de HerinneringenRit in september en zij heeft inmiddels al content gemaakt voor diverse evenementen zoals de New York Mini Marathon en de Deltaplan Challenge. Tijd om eens bij haar in de leer te gaan.
Wat is het belangrijkste bij socialmedia-redactie bij evenementen?
Amy lachend: “Een goede voorbereiding is alles! Ik begrijp het wel dat de opdrachtgever eerst aandacht heeft voor de organisatie zelf. Zonder event is er ook geen redactie nodig, maar het is belangrijk om op tijd je voet tussen de deur te steken. Zeker zo’n week voor het event is het goed om constant op het netvlies te blijven. Al word je een irritant haperende platenspeler.”
Bouw een spanningsboog in en blijf achteraf actief op social media
Uiteraard is het bij socialmedia-redactie bij evenementen niet de bedoeling dat je pas vlak voor het event zelf actief wordt op social media. Zodra de inschrijvingen officieel geopend zijn en de site voor deze editie in de lucht is, plaats je ook berichten op je socials. “Bij HerinneringenRit startten we daarmee begin april, dus ongeveer 5,5 maand voor het event in september. Een ideaal moment, want dan kun je de spanning rustig opbouwen en bijdragen aan het werven van deelnemers.” Een aanpak kan bijvoorbeeld zijn om te beginnen met een laag aantal berichten en dat rustig op te bouwen. Eigenlijk adviseren we het hele jaar door 1 bericht per week, voorloopmaanden 2 of 3 en de maand zelf 4.
De contentplanning ziet er bij ons vaak als volgt uit:
Het lijkt haast een side-note: de storytelling die we toepassen, maar voor ons is dat de kapstok waaraan wij het gros van de berichten ophangen. We geloven niet in simpelweg zenden. Mensen zijn veel meer geneigd om in de voetsporen van anderen te treden. Om die reden stoppen we veel tijd in het zoeken naar verhalen van mensen, door de reacties onder berichten door te spitten. Door mensen actief te benaderen en hen vragen te stellen.
Belangrijke momenten: vlak voor, tijdens en erna
Als je een planning maakt voor socialmedia-redactie bij evenementen ben je misschien geneigd om vooral te focussen op de weken ervoor en het event zelf. Je wilt immers zoveel mogelijk deelnemers, toch? Maar wist je dat keer op keer uit onze analyses komt dat de days after cruciaal zijn? En veel opleveren qua bereik en aantallen nieuwe volgers. Onze theorie daarachter is dat mensen die er aanwezig waren na afloop vol adrenaline, positivisme en enthousiasme zitten en dat graag met anderen willen delen. Dus reserveer genoeg tijd en budget om achteraf leuke content op je socials te plaatsen. Deze periode is ook perfect om alvast het vizier vooruit te richten en interessante storytellers voor volgend jaar te verzamelen.
Wees er ook daadwerkelijk bij
Gelukkig kan er tegenwoordig ontzettend veel vanaf een afstand worden gedaan! Wij geloven er alleen heilig in dat je er zelf ook bij moet zijn als je socialmedia-redactie bij evenementen doet. “Vaak loopt er wel een officiële foto- en/of videograaf rond”, weet Amy uit eerste hand te vertellen. “Maar die beelden komen meestal niet gelijk beschikbaar en je wilt niet dat iedereen al druk over jouw event aan het posten is en dat jij in alle talen zwijgt. Andere dingen waar je aan móet denken op de GROTE dag:
- Zorg dat je het officiële persbericht hebt, daar kun je relevante info uithalen voor berichten.
- Maak een WhatsApp-groepje aan met de opdrachtgever en andere sleutelfiguren. Zo houd je de lijntjes kort, kun je snel over en weer beelden sturen en zorgen dat alles online komt.
- Te veel berichten is echt overkill. Je kunt niet over alles een update plaatsen, want dan concurreer je met jezelf. Op X en in de Stories kun je wel meer kwijt. Gezien de krimp op X zien wij Stories als belangrijkste kanaal op de dag zelf. Het bereik per bericht hier is weliswaar minder, maar alles bij elkaar opgeteld tikt het aardig aan. Bepaal voor de overige kanalen van tevoren wat je wilt plaatsen en maak al concept-berichten. Op de dag zelf is het vaak hectisch. Het is dan fijn als je uit standaardberichten kunt putten die je wat aanpast.
- Is deze tip lastig? Ja natuurlijk, maar wees je er bewust van dat er na de dag nog een dag is. En nog een dag. En nog een dag. Leuk om de aandacht nog even vast te houden met hoogtepunten, hoeveel het eindbedrag is en welke reacties er op deze editie kwamen. Je zult zien dat het bereik op de dag zelf en vlak erna veel hoger ligt en dat er meer interactie op komt.
Ook leuk om te weten: wij zien ieder jaar weer dat mensen zelf ook veel in de Stories zetten! Bonustip: houd dit in de gaten en repost het. Hoe leuk is dat wel niet? Verder zijn Instagram en Facebook belangrijk bij evenementen, maar vergeet vooral LinkedIn niet. Ook daar zitten deelnemers die voor- en achteraf hun sportieve-prestatie-berichten maken.
