Ik geef het toe: het is/was een beetje een achilleshiel van mij. Ik heb altijd veel kennis in huis gehad, maar het “verkopen” aan een opdrachtgever vond ik een stuk lastiger. Aarzelend formuleren, niet stellig genoeg zijn en verdwalen in een doolhof van te veel informatie. Adviseren per mail was gewoon niet mijn sterkste kant.
Driekwart jaar geleden sprak ik met Margaret over persoonlijke ontwikkeling. Toen ze vroeg op welke punten ik me nog wilde ontwikkelen, hoefde ik dan ook niet lang na te denken. Adviseren per mail, wat zou het fijn zijn om daar beter in te worden! Van het één kwam het ander: ik vond een leuke training en een paar maanden later volgden we deze met het hele team.
Van idee naar een overtuigend advies
De training die we volgden was een op-maat-training van Klanq. Officieel heette ‘ie ‘adviesrapporten schrijven’ en onze trainer was Maarten. Een mooi tegenwicht voor de vele vrouwen in ons team. 😇 Tijdens twee intensieve middagen nam hij ons mee in het adviesproces: een reis die begint bij het bedenken van een origineel idee en voert naar een tekst die overtuigt.
Bepaal wat je doelgroep moet weten
Ondanks dat ik járen schrijf, leverde de training me vele mooie inzichten op. De belangrijkste? Dat is de eigenlijke beginstap van iedere tekst: stel vast wie je doelgroep is en bedenk wat zij écht moeten weten. Als ik een analyse schrijf, ben ik bijvoorbeeld geneigd om deze lezer onder te dompelen in alle cijfers. Maar: willen zij dat echt wel weten? Nee, voor hen is het vooral fijn om te zien welke consequenties ze kunnen verbinden aan de cijfers: de aanbevelingen, de top-3 van beste berichten en welke posts minder mensen bereikten.
Begin bij het belangrijkste
Daarnaast is het bij adviseren per mail belangrijk om te starten met het belangrijkste. Meestal als we een tekst schrijven, schetsen we eerst een context. De conclusie staat helemaal onderaan. Want, zo leerden we het zelfs al op de basisschool! Bij webteksten val je gelijk met de deur in huis, je gebruikt de omgekeerde schrijfpiramide. Bovenaan staat de conclusie, gevolgd door minder belangrijke informatie en héélemaal onderaan de minst belangrijke informatie. Hierdoor missen lezers vrij weinig als ze niet de hele tekst lezen.
Werk met tussenkopjes
Is dit een open deur intrappen? Nee, de vele mails die ik dagelijks ontvang, bestaan vrijwel altijd uit alleen maar kale tekst. Alinea’s tekst met waardevolle informatie die verloren gaat door een overload aan… tekst. Maartens kompas om door alle e-mails te koersen: gebruik tussenkopjes. En zet in die tussenkopjes de belangrijkste informatie. Wat adviseer je? Wat is het probleem, wat is er aan de hand? Daaronder komt je tekst en bij een hele lap tekst gebruik je nog een cursieve tussenkop. Heerlijk om te lezen zulke gestructureerde mails en een geheimpje: stiekem zijn zulke e-mails dan wel langer…
