Je doelgroep in het hart raken, toewerken naar een vooraf vastgelegd doel en je merk beter op de kaart zetten. Een effectief communicatieplan helpt je om organisatiedoelstellingen te halen. Maar: hoe begin je eraan? Wat zijn de belangrijkste stappen? Maartje is één van onze experts op het gebied van communicatiestrategie en deelt graag haar tips.
Begin een effectief communicatieplan met een duidelijk vertrekpunt
“We maken vaak een plan omdat er een specifieke vraag is”, valt Maartje met de deur in huis. Volgens haar begint elk effectief communicatieplan met een aanleiding. “Denk aan: wat is een goede strategie voor social media? Of kleiner: wat is een goede strategie voor Instagram om meer jongeren bewust te maken van één bepaald thema? Of laatst hadden we een opdrachtgever die meer potentiële partners wilde bereiken en daar hebben we toen een plan voor geschreven. Kortom, er zit altijd een vraagstuk onder.”
Analyse om situatie helder te krijgen
“De eerste stap is een analyse van de situatie”, vervolgt ze. Wij doen dit vaak door goed te luisteren naar de organisatie voor wie we een plan schrijven. Waar lopen ze tegenaan, wat willen ze veranderen? Daarnaast doen we altijd een 0-meting van de huidige situatie, zodat je weet waar je nu staat als organisatie. Door ons communicatieplan uit te rollen kun je daarop verder en na een bepaalde tijd een 1-meting doen om het effect van de inspanningen te meten. Als voorbeeld noemt Maartje het plan dat we onlangs hebben gemaakt voor Redesign.life foundation (een opdrachtgever), waarbij we vooral keken hoe we de online partnercommunicatie konden verbeteren. “Toen hebben we de online statistieken onder de loep genomen: hoe doen de huidige communicatiemiddelen het in termen van bereik en interactie?”
Volgens Maartje kan een SWOT-analyse je enorm helpen. “Hiermee identificeer je sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen. Een mooie basis voor een effectief communicatieplan!”
Missie, visie en doelstellingen
Een beschrijving van missie, visie en doelstellingen mogen niet ontbreken bij het beschrijven van de situatie zoals die nu is. En hier mag een dikke vette streep onder. Want zonder deze elementen geen communicatiestrategie! Communicatie moet namelijk altijd bijdragen aan de strategie van een organisatie en die is het beste verwoord in doelstellingen, missie en visie.
Het formuleren van doelstellingen
“De organisatiedoelstellingen bestaan al langer, ook als ze niet expliciet zijn vastgelegd. Deze neem je mee bij het formuleren van de communicatiedoelstellingen die je bedenkt bij het schrijven van je plan. Communicatiedoelstellingen dragen altijd bij aan de onderliggende doelstellingen van de organisatie”, vat Maartje samen. “Zo weet je dat je op de goede weg zit.
Daarnaast onderstreept ze dat de doelstellingen SMART moeten zijn: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden. Daarnaast helpt het om onderscheid te maken tussen kennis-doelstellingen (Wat wil je dat hoeveel mensen weten/kennen op welk moment?), houdingsdoelstellingen (hoe wil je dat hoeveel mensen staan/zich verhouden tot een bepaald onderwerp op welk moment?) en gedrag (hoe wil je dat hoeveel mensen zich gedragen op een bepaald moment?).
Wie wil je bereiken?
Vervolgens beschrijf je de doelgroep: op wie richt je je? “We gebruiken vaak een Empathy Map”, legt Maartje uit. “Daarin zie je wat de doelgroep denkt, ziet, hoort, voelt en doet. En waar kansen liggen én waar de pijn zit. Van daaruit werk je toe naar hun wensen en behoeften. Dit vraagt focus, want er is nooit een eenduidig antwoord op de vraag wie nu precies je doelgroep is. In een effectief communicatieplan helpt het echter om keuzes te maken. Zo voorkom je dat je doelgroep te groot wordt.”
Boodschap en kanalen
Daarna formuleer je een communicatieboodschap. Een sterke oneliner met veelal een knipoog die op meerdere manieren is uit te leggen. “Een grote rol is weggelegd voor creativiteit in deze stap”, lacht Maartje. “Vereisten voor een goede communicatieboodschap zijn: dat die krachtig is, past bij het bedrijf, de doelgroep én de doelen die zij nastreven.” Welke kanalen je inzet, bepaal je aan de hand van de analyse. Voor nieuwe kanalen en middelen kun je tools gebruiken, zoals de zandloper van online communicatiemiddelen. Over het algemeen geldt: hoe massaler de communicatie hoe minder effectief, hoe directer hoe groter de impact. “Houd de opdrachtgever bij het maken van dit hoofdstuk aangehaakt”, tipt Maartje. “Ga na wat zij willen en kunnen. Dit vergroot niet alleen de kans op succes, maar zorgt er ook voor dat het plan praktisch uitvoerbaar blijft.”
Zorgen voor uitvoering
Nu je uren in een effectief communicatieplan hebt gestopt, wil je er natuurlijk voor zorgen dat de organisatie er handen en voeten aan geeft. “Goed projectmanagement is dan essentieel”, vertrouwt Maartje me via de online telefoonlijn toe. “Plannen, je houden aan beloften en het bepalen van een realistisch budget. Denk na over wat past bij de opdrachtgever en check eventuele aannames. En zie je het bedrijf de doelstellingen niet halen? Stel op tijd bij en blijf evalueren.
Laat ons je strategie versterken
Het maken van een effectief communicatieplan kan een complex proces zijn. Wil je zeker weten dat jouw strategie op rolletjes loopt? Onze experts op het gebied van online communicatie nemen het je graag uit handen. Neem nu contact op met onze accountmanager via willemijn@webmastery.nl. Samen zorgen we ervoor dat jouw boodschap de juiste mensen bereikt, via de juiste kanalen.
